20 هزار پرونده بایگانی شهرداری اشکذر الکترونیکی می شوند

20 هزار پرونده بایگانی شهرداری اشکذر الکترونیکی می شوند

20 هزار پرونده بایگانی شهرداری اشکذر الکترونیکی می شوند

به گزارش روابط عمومی شهرداری اشکذر، در جهت حذف گردش فیزیکی پرونده ها در واحد های مختلف، شهرداری اشکذر نسبت به الکترونیکی کردن پرونده ها و مدارک موجود در بایگانی شهرداری اشکذر در حال اقدام است.

 

شهردار اشکذر ضرورت توجه به مدیریت اسناد را یکی از اصول اجتناب ناپذیر هر سازمانی عنوان کرد و گفت: ضرورت ایجاد تشکیلات منسجم مدیریت اسناد موجود در بایگانی شهرداری از ابتدای سال 98 به طور ویژه در دستور کار این شهرداری قرار گرفته است.

 

مهدی جعفری پور اشکذری اظهار داشت: در این اقدام برگه های اضافی و تکراری پرونده ها جدا سازی و معدوم می گردند، کمبود های پرونده ها استخراج گردیده، پرونده زمین هایی که تفکیک شده است جدا سازی، پرونده های کمیسیون ماده 100 با پوشه رنگ متفاوت به پرونده اصلی الحاق و تمامی پوشه های پرونده ها نوسازی می گردد.

 

این مقام مسئول سهولت در دسترسی به اطلاعات موجود بدون نیاز به پرونده های کاغذی و همچنین حرکت در ایجاد آرشیو الکترونیک از تمامی اسناد و مدارک با جدیدترین ابزارها را از اهداف اصلی الکترونیکی کردن اسناد شهرداری دانست.

 

وی خاطر نشان کرد: افزايش امنيت اطلاعات پرونده هاي موجود وجلوگيري از دستكاري و مخدوش احتمالي اوراق، عدم مفقود شدن پرونده ها، ايجاد بانك اطلاعاتي پرونده هاي املاك شهرسازي با قابليت ايجاد دسترسي در كليه واحد های شهرداري و قابليت به روزرساني و دسترسي سريع به فايل الكترونيكي پرونده در صورت اضافه شدن اطلاعات جديد از جمله دیگری مزایای الکترونیکی کردن اسناد شهرداری است.

 

شهردار اشکذر از اختصاص 300 میلیون تومان اعتبار برای الکترونیکی کردن 20 هزار پرونده بایگانی شهرداری خبر داد و ابراز امیدواری کرد در ابتدای سال آینده روش جابه جا کردن دستی پرونده های شهرداری حذف و روش الکترونیکی کردن جایگزین آن خواهد شد.